Gestion des priorités

Motivation tip #23

Gestion des priorités
Chaque chose en son temps

Trop de choses à penser m'obscurcit l'esprit, me ralentit, m'amène à faire les choses au fur et à mesure qu'elles "tombent", avec zéro motivation pour ça parce que c'est vraiment pas le moment.
Ma solution : une mémoire externe, une liste de choses-à-faire classée par ordre de priorité.

Principe : quand on ne peut pas tout faire, il faut choisir ce qu'on sacrifie.

Il est utile, quand on priorise, de classer les actions en catégories : "important urgent", "important moins-urgent", "urgent important", "urgent moins-important".
Mais à un moment il faut choisir entre faire d'abord l'"important moins-urgent" ou l'"urgent moins-important".
Quand on a le temps de tout faire (ou quand on peut déléguer), autant commencer par les plus urgentes d'abord.
Mais si, comme moi, on n'a jamais le temps de tout faire, alors il y a des choses qui ne seront jamais faites. Jamais.
C'est dur mais c'est comme ça.
Dans ce cas, autant sacrifier les moins importantes, donc commencer par les plus importantes.

Ma todolist étant trop grande, j'utilise 4 degrés d'importance : Vital, Indispensable, Utile, Facultatif.
Pour classer les actions, je m'interroge :
Est-ce "grave" si l'action n'est pas faite ? (c'est du ressenti subjectif, chacun a ses critères personnels sur ce sujet)
. Si c'est "grave", y a-t-il un "plan B" ? 
  . S'il n'y a pas de plan B → l'action est "Vitale", prioritaire (la traiter ou mettre en place un plan B).
  . S'il y a un plan B → l'action est "Indispensable".
. Si ce n'est pas "grave" de ne pas faire l'action,
  mais que c'est quand même "irritant" de ne pas la faire → l'action est "Utile".
. Si ce n'est ni "grave" ni "irritant" de ne pas faire l'action,
  mais que c'est quand même "dommage" de ne pas la faire → l'action est "Facultative".

Parallèlement, j'ai trois degrés d'urgence :
. "Très-urgent" : à faire aujourd'hui, voire hier ;
. "Urgent" : il y a un délai, une dead-line ;
. "Moins-urgent" : même si c'est pressé, il n'y a pas de dead-line définie (pour l'instant).

Ensuite, je prends les actions dans l'ordre Vital, Indispensable, Utile, Facultatif,
et dans chacune de ces catégories : le Très-urgent, puis l'Urgent, enfin le Moins-urgent.
Et parce que c'est important pour moi, ce qui est humainement bon, grandissant, libérant, en premier, le reste ensuite.

Et si je n'ai pas le temps de faire l'Utile, voire l'Indispensable, même si c'est urgent, c'est dommage, ça énerve, c'est choquant mais tant pis je ne le fais pas. Au moins j'aurai eu le temps de faire ce que j'ai estimé le plus important : le Vital !

Donc quand trop de choses à faire paralyse et annihile la motivation, l'idée est de se libérer la tête avec une mémoire externe, et à décider soi-même d'avance de ce qui est bon de faire, en fonction de ses propres critères d'importance.

Mise en pratique #23

Je rappelle l'enjeu d'utiliser une todolist :
- sérénité : on n'oublie plus rien et on se désencombre la tête ;
- encore sérénité : on n'est plus pris au piège à gérer en urgence les événements qui surgissent ;
- motivation : on est en accord avec ce qu'on a choisi de faire maintenant.

Je vous propose de prendre quelques minutes quotidiennes pendant une semaine pour travailler sur une todolist à priorités.

1er jour : Avoir une todolist

Notez-y tout ce que vous avez à faire.
La forme importe peu.

2ème jour : Repérer les tâches vitales et indispensables

Pour chaque tâche de la todolist :
Est-ce grave si elle n'est pas faite ? Si ce n'est jamais fait ?
Si oui, y a-t-il un plan B si elle n'est pas faite ? S'il n'y a pas de plan B, c'est une tâche "Vitale". S'il y a un plan B, c'est une tâche "Indispensable".
Le noter.

3ème jour : S'occuper des tâches "vitales"

Pour chaque tâche "vitale" :
La faire.
Ou si elle prend trop de temps, construire un plan B pour gérer la situation si elle n'est pas faite.
Une fois qu'il y a un plan B, la tâche n'est plus "vitale" mais "indispensable".
Si la tâche est trop longue, la fractionner en sous-tâches, dont certaines seront "vitales", d'autres "indispensables", d'autres ni l'un ni l'autre.

4ème jour : Trier les tâches ni "vitales" ni "indispensables"

Pour chaque tâche ni vitale ni indispensable :
Est-ce irritant si elle n'est pas faite ? Si oui, c'est une tâche "Utile".
Si non, est-ce dommage si elle n'est pas faite ? Si oui, elle est "Facultative".
Si non, si vraiment on tient à la faire, la mettre dans la catégorie "Autres".
Le noter.

On a déjà une priorisation : vital, important, utile, facultatif, autre

5ème jour : Prendre en compte l'urgence

Pour chaque tâche, dans chaque catégorie d'importance :
Est-ce qu'elle devrait déjà être terminée ou est-elle à finir aujourd'hui ? Si oui, elle est "Très-Urgente".
Si non, est-ce qu'elle a une date butoir de réalisation ? Si oui, elle est "Urgente".
Si non, elle est "Moins-Urgente".
Le noter.

6ème jour : Prioriser les tâches dès leur arrivée

Lorsque arrive une nouvelle tâche, évaluer sa criticité et son urgence, et l'insérer à sa bonne place dans la todolist priorisée.
Cette tâche est prise en compte, même si elle n'est pas traitée tout de suite.
Elle n'est pas oubliée, et vous pouvez continuez à vous concentrer sur les tâches que vous avez choisi de faire en priorité.

Astuces

Vous pouvez avoir une todolist unique ou bien cloisonner votre vie (ex : vie pro-perso, projet par projet) avec une liste par domaine d'activité.

Vous pouvez fractionner votre effort, par exemple prendre une tâche pendant 20 minutes avant de passer à une autre tâche, quitte à revenir à la précédente un peu plus tard.

Conclusion : todolist à priorités : un outil qui facilite sérénité et motivation :-)

Et ensuite ?

Dans le "Motivation tip #24", je parlerai de l'"Hésitation paralysante".

Tous les "Motivation tips" sont à retrouver →ici←